Diversamente dall’Ordine Diretto la Richiesta di Offerta rappresenta uno strumento di Acquisto per le Amministrazioni in tutto assimilabile ai Bandi di Gara tradizionali.
Unica differenza sostanziale: l’iter di partecipazione/aggiudicazione viene completamente gestito per via telematica.
Questo fa si che l’Azienda invitata a partecipare e/o rispondere ad una RDO dovrà esperire una serie di attività di tipo telematico per poter completare validamente l’operazione.
Proviamo ad esemplificare i diversi passaggi.

L’Amministrazione che intende acquistare un deterninato prodotto/servizio può decidere di lanciare una Richiesta di Offerta al fine di verificare le migliori condizioni di vendita applicate dai Fornitori iscritti al Bando.
Questo significa che l’Azienda abilitata al Bando per esempio Facility Management Urbano potrà ricevere Richieste di Offerta per i servizi di manutenzione del verde pubblico.
A questo punto, data anche la numerosità delle offerte che quasi quotidianamente vengono inviate, occorrerà dedicare un pò di tempo alle RDO cui si intende partecipare.
Entrati tramite l’apposita sezione del CRUSCOTTO (Negoziazioni MEPA – Gare a cui sei stato invitato) troveremo l’elenco delle RDO ricevute.
Cliccando sul triangolino DETTAGLI entrreremo nella RDO.
Qui innanzitutto andiamo a visualizzare il file .pdf RIEPILOGO RDO e successivamente (tramite il Menu di sinista) apriamo la DOCUMENTAZIONE di GARA  e la DOCUMENTAZIONE RICHIESTA ai PARTECIPANTI.
Dedichiamo il giusto tempo a fare le nostre valutazioni di merito (importo a base di gara, eventuali cauzioni richieste, necessità di effettuare i sopralluoghi) e decidiamo se rispondere o meno alla RDO.
In caso affermativo procediamo con lo STEP2.

Dal Menu a sinistra andiamo a selezionare la voce INIZIA LA PROCEDURA.
Ci comparirà il consueto elenco di passaggi da completare, l’uno propedeutico all’altro.
Iniziamo scegliendo la FORMA DI PARTECIPAZIONE alla GARA (operatore singolo, Consorzio, ecc).
Continuando ci verrà chiesto se intendiamo subappaltare delle attivitià (ammesso che questo sia previsto e consentito dal capitolato di gara). In caso affermativo dovremo indicare la percentuale sul totale delle attività subappaltate oltrechè la tipologia.
Procedendo oltre dovremo prestare attenzione ad allegare la documentazione richiesta (analizzata nello STEP1), firmata digitalmente (se specificamente richiesto), e a predisporre l’offerta economica utilizzando l’apposito Form prediposto dal Sistema.
N.B.: a differenza degli altri Documenti la Offerta Economica dovrà essere sempre firmata digitalmente.
Completati validamente tutti i passaggi potremmo inviare la nostra risposta alla RDO.
A questo punto si tratterà di seguire l’andamento della Gara attraverso il percorso Negoziazioni MEPA – GARE A CUI HAI PARTECIPATO – entrando nei dettagli e cercando (nel menu a sinistra) la voce ACCESSO A SEDUTA PUBBLICA, che ci consente di visualizzare la graduatoria dei partecipanti (se attivo) con relativa aggiudicazione.
Anche in questo caso l’esperienza maturata sul campo dimostra come gli sforzi posti in essere per la continuità nell’attività di risposta alle RDO sono ripagati da un ampliamento del business aziendale conseguente principalmente al fatto che “ci si fa conoscere” dalle Pubbliche Amministazioni.